Otrzymanie pisma od firmy windykacyjnej często wywołuje stres i obawę przed komornikiem, sądem albo zajęciem majątku. Warto jednak pamiętać, że wezwanie do zapłaty od firmy windykacyjnej nie jest tym samym co nakaz zapłaty wydany przez sąd. Firma windykacyjna nie może samodzielnie prowadzić egzekucji komorniczej.

Nie oznacza to oczywiście, że każde pismo windykacyjne można zignorować. Wręcz przeciwnie – odpowiednio szybka reakcja może pomóc uporządkować sytuację, zweryfikować wysokość zadłużenia i ustalić, jakie działania warto podjąć.

Jak zatem odpowiadać na pisma windykacyjne, aby nie pogorszyć swojej sytuacji?

1. Zachowaj spokój i dokładnie przeczytaj pismo

Pierwszym błędem jest reagowanie pod wpływem emocji.

Pismo windykacyjne może być sformułowane w sposób stanowczy, zawierać informacje o możliwości skierowania sprawy do sądu czy wszczęcia egzekucji. Niektóre wezwania mogą również wykorzystywać określenia lub szatę graficzną, które mają wywołać wrażenie oficjalnego pisma sądowego.

UOKiK zwracał uwagę na przypadki wezwań, których forma mogła wprowadzać konsumentów w błąd i sugerować, że mają do czynienia z dokumentem sądowym.

Dlatego zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, sprawdź:

• kto wysłał pismo,
• kto jest wierzycielem,
• czego dotyczy zadłużenie,
• jakiej kwoty żąda wierzyciel,
• z jakiej umowy wynika zobowiązanie,
• kiedy zobowiązanie stało się wymagalne,
• jaki termin zapłaty wskazano,
• czy pismo dotyczy długu, który rzeczywiście znasz.

2. Ustal, czy pismo rzeczywiście pochodzi od wierzyciela lub uprawnionej firmy

Jeżeli kontaktuje się z Tobą firma windykacyjna, sprawdź jej dane oraz podstawę działania.

Szczególnie ważne jest ustalenie, czy firma:

• działa w imieniu pierwotnego wierzyciela,
• czy nabyła wierzytelność,
• a jeżeli nabyła dług – czy wskazuje podstawę tego żądania.

Nie warto przekazywać dodatkowych informacji ani dokonywać płatności wyłącznie na podstawie telefonu lub wiadomości SMS. Najpierw należy ustalić, czego dokładnie dotyczy roszczenie.

3. Sprawdź, czy kwota zadłużenia się zgadza

Jednym z najważniejszych elementów odpowiedzi na pismo windykacyjne jest weryfikacja żądanej kwoty.

Nie wystarczy informacja, że „do zapłaty pozostaje 12 000 zł”. Warto ustalić, z czego ta kwota się składa.

Może obejmować między innymi:

• niespłacony kapitał,
• odsetki,
• inne należności wynikające z umowy,
• koszty dochodzenia roszczenia,
• wcześniejsze wpłaty.

Warto porównać wezwanie z umową, historią rachunku oraz potwierdzeniami dokonanych płatności.

UOKiK wskazywał, że konsument powinien otrzymać informacje pozwalające na identyfikację zadłużenia i sprawdzenie prawidłowości wyliczenia dochodzonej kwoty oraz odsetek.

4. Poproś o dokumenty, jeśli nie masz pewności, czego dotyczy dług

Jeżeli nie rozpoznajesz zobowiązania albo nie masz dokumentacji, nie powinieneś zgadywać, czego dotyczy żądanie.

W zależności od sytuacji można zwrócić się o przedstawienie informacji lub dokumentów pozwalających zweryfikować roszczenie.

Szczególnie istotne mogą być:

• umowa,
• historia spłat,
• rozliczenie zadłużenia,
• informacje o cesji wierzytelności,
• dokumenty dotyczące wypowiedzenia umowy,
• zestawienie naliczonych odsetek i innych kosztów.

Dzięki temu można porównać żądanie z własną dokumentacją.

5. Nie uznawaj długu bez wcześniejszej analizy

To jedna z najważniejszych zasad.

Jeżeli nie masz pewności, czy roszczenie jest prawidłowe, nie należy pochopnie pisać, że „uznajesz dług” albo że „zobowiązujesz się do jego spłaty”.

W przypadku starszych zobowiązań znaczenie może mieć również kwestia przedawnienia. Nie każdy stary dług jest jednak automatycznie przedawniony – konieczna jest analiza konkretnej sprawy, terminów i okoliczności.

Dlatego przed złożeniem oświadczenia dotyczącego długu warto sprawdzić jego historię.

6. Odpowiadaj rzeczowo, a nie emocjonalnie

Dobra odpowiedź na pismo windykacyjne powinna być przede wszystkim konkretna.

Nie ma potrzeby opisywania całej sytuacji życiowej, konfliktów rodzinnych czy problemów finansowych, jeżeli nie są one istotne dla sprawy.

W piśmie warto wskazać:

1. czego dotyczy odpowiedź,
2. czy uznajesz roszczenie w całości, częściowo, czy kwestionujesz je,
3. jakie informacje lub dokumenty chcesz otrzymać,
4. jakie stanowisko zajmujesz,
5. czego oczekujesz od wierzyciela lub firmy windykacyjnej.

Im bardziej uporządkowana odpowiedź, tym łatwiej później wykazać, jakie stanowisko zostało przedstawione.

7. Co napisać, gdy kwestionujesz wysokość długu?

Jeżeli uważasz, że kwota wskazana w wezwaniu jest nieprawidłowa, możesz wskazać, że kwestionujesz dochodzoną należność w określonym zakresie i poprosić o przedstawienie szczegółowego rozliczenia.

Przykładowo możesz wskazać, że nie zgadzasz się z wysokością żądanej kwoty i prosisz o przedstawienie sposobu jej wyliczenia.

Nie należy jednak automatycznie kopiować gotowych wzorów z Internetu. Treść odpowiedzi powinna odpowiadać rzeczywistej sytuacji i dokumentom.

8. Co zrobić, gdy dług jest stary?

Stare zobowiązania wymagają szczególnej ostrożności.

Jeżeli firma windykacyjna domaga się zapłaty należności sprzed wielu lat, warto ustalić:

• kiedy powstało zobowiązanie,
• kiedy poszczególne kwoty stały się wymagalne,
• czy były dokonywane wpłaty,
• czy wcześniej prowadzono postępowania sądowe,
• czy podejmowano inne czynności mające znaczenie dla biegu przedawnienia.

Nie należy zakładać, że sam upływ kilku lat oznacza przedawnienie. Jednocześnie nie warto bez sprawdzenia uznawać starego długu i zobowiązywać się do jego zapłaty.

9. Nie myl firmy windykacyjnej z komornikiem

To bardzo ważne rozróżnienie.

Firma windykacyjna może kontaktować się z dłużnikiem i wzywać do dobrowolnej zapłaty, ale nie posiada takich samych uprawnień jak komornik sądowy.

Sama firma windykacyjna nie może po prostu wejść na rachunek bankowy dłużnika i zająć znajdujących się tam środków.

UOKiK wskazuje, że czynności egzekucyjne są możliwe dopiero na odpowiednim etapie postępowania sądowego i egzekucyjnego.

Dlatego pismo zatytułowane „wezwanie do zapłaty” nie powinno być traktowane jako dokument pochodzący z sądu.

10. Uważaj na sformułowania sugerujące natychmiastową egzekucję

Niektóre pisma mogą zawierać informacje o możliwości zajęcia rachunku, wynagrodzenia czy majątku.

Samo umieszczenie takiej informacji w wezwaniu windykacyjnym nie oznacza jednak, że firma windykacyjna może natychmiast dokonać zajęcia.

UOKiK wskazywał, że przedsiębiorcy nie mogą posługiwać się praktykami mającymi na celu zastraszenie konsumenta lub wywołanie u niego nieuzasadnionego lęku.

Jeżeli pismo budzi wątpliwości, warto dokładnie sprawdzić jego charakter i podstawę prawną.

11. Co zrobić, jeśli rzeczywiście masz dług, ale nie stać Cię na jego spłatę?

Samo zakwestionowanie pisma nie rozwiązuje problemu, jeżeli zobowiązanie jest rzeczywiście istniejące i wymagalne.

Jeżeli znajdujesz się w trudnej sytuacji finansowej, możesz rozważyć negocjowanie warunków spłaty.

W zależności od sytuacji może chodzić o:

• rozłożenie zadłużenia na raty,
• ustalenie harmonogramu spłat,
• zawarcie ugody,
• negocjowanie wysokości jednorazowej wpłaty,
• ustalenie innych warunków dobrowolnej spłaty.

Przed podpisaniem ugody trzeba jednak dokładnie sprawdzić jej treść.

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy dokument zawiera uznanie długu, jakie są terminy płatności, jakie będą konsekwencje opóźnienia oraz jaka kwota będzie ostatecznie do zapłaty.

12. Nie obiecuj rat, których nie będziesz w stanie płacić

Częstym błędem jest deklarowanie wysokiej raty tylko po to, aby zakończyć rozmowy z windykatorem.

Jeżeli miesięcznie możesz realnie przeznaczyć na spłatę 500 zł, deklarowanie raty 1500 zł może doprowadzić do kolejnego niewykonania ustaleń.

Przed negocjacjami warto więc przygotować własny budżet i ustalić maksymalną kwotę, którą rzeczywiście jesteś w stanie płacić.

Jeżeli masz kilka długów, należy uwzględnić wszystkie zobowiązania, a nie tylko to, którego dotyczy aktualne pismo.

13. Zachowuj całą korespondencję

Każde pismo, e-mail czy potwierdzenie wysłania odpowiedzi może mieć znaczenie dla dalszego przebiegu sprawy.

Warto zachowywać:

• otrzymane wezwania,
• kopie własnych odpowiedzi,
• potwierdzenia nadania,
• wiadomości e-mail,
• potwierdzenia dokonanych płatności,
• zawarte ugody,
• dokumentację dotyczącą kredytu lub pożyczki.

Najlepiej przechowywać dokumenty chronologicznie. Dzięki temu w razie dalszego postępowania łatwiej odtworzyć historię sprawy.

14. Co zrobić, gdy po piśmie windykacyjnym przychodzi pismo z sądu?

Tutaj sytuacja jest zupełnie inna.

Pisma sądowego nie należy traktować jak zwykłego wezwania od firmy windykacyjnej.

Jeżeli otrzymasz pozew, nakaz zapłaty lub inne pismo z sądu, trzeba sprawdzić rodzaj postępowania oraz pouczenie dotyczące terminu i sposobu reakcji.

Nie należy czekać na kolejny telefon od windykatora.

Jeżeli nie wiesz, jak odpowiedzieć na pismo procesowe, warto jak najszybciej skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. UOKiK wskazuje również na możliwość uzyskania bezpłatnej pomocy u rzecznika konsumentów.

15. Najczęstsze błędy przy odpowiadaniu na pisma windykacyjne

W praktyce osoby zadłużone często popełniają podobne błędy.

Ignorowanie korespondencji

Brak odpowiedzi nie powoduje automatycznie zakończenia sprawy. Wierzyciel może podjąć kolejne działania.

Uznawanie każdego długu

Nie należy zakładać, że każda kwota wskazana przez windykatora jest prawidłowa.

Podpisywanie ugody bez czytania

Ugoda może mieć konkretne konsekwencje prawne i finansowe.

Zaciąganie kolejnej chwilówki

Spłacanie jednego zobowiązania kolejnym drogim zobowiązaniem może pogłębić problem.

Reagowanie agresją

Emocjonalna odpowiedź zwykle nie pomaga w rozwiązaniu sprawy. Znacznie lepsza jest rzeczowa i udokumentowana korespondencja.

Mylenie windykatora z komornikiem

Firma windykacyjna nie jest komornikiem i nie posiada jego uprawnień.

Jak powinna wyglądać skuteczna odpowiedź na pismo windykacyjne?

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór odpowiedzi, który będzie odpowiedni dla każdego przypadku.

Inaczej należy zareagować, gdy:

• uznajesz dług i chcesz negocjować raty,
• kwestionujesz wysokość zadłużenia,
• nie rozpoznajesz zobowiązania,
• wierzytelność została sprzedana firmie windykacyjnej,
• sprawa dotyczy bardzo starego długu,
• otrzymałeś już pozew lub nakaz zapłaty,
• wobec Ciebie prowadzona jest egzekucja.

Dlatego najpierw należy ustalić co dokładnie jest przedmiotem żądania i na jakim etapie znajduje się sprawa.

Podsumowanie

Skuteczna odpowiedź na pismo windykacyjne powinna być przede wszystkim spokojna, rzeczowa i oparta na dokumentach.

Zanim zapłacisz lub podpiszesz jakikolwiek dokument:

1. sprawdź, kto domaga się zapłaty,
2. ustal, czego dotyczy zadłużenie,
3. zweryfikuj wysokość żądanej kwoty,
4. zbierz dokumentację,
5. sprawdź historię spłat,
6. nie uznawaj pochopnie roszczenia,
7. jeżeli dług jest stary, przeanalizuj kwestię przedawnienia,
8. jeżeli chcesz spłacać zadłużenie – negocjuj warunki, które rzeczywiście możesz wykonać,
9. zachowuj całą korespondencję,
10. nie ignoruj pism pochodzących z sądu.

Jeżeli sytuacja jest skomplikowana, warto skorzystać z pomocy specjalisty. Konsumenci mogą również korzystać z bezpłatnej pomocy rzeczników konsumentów; UOKiK wskazuje, że rzecznicy udzielają porad oraz pomagają m.in. w przygotowaniu pism.